Assistant de Copropriété - Neuilly 92 H/F - Syndiceo

1) Traitement des demandes clients

- Accueil physique et téléphonique, gestion de la boîte mail générique
- Gestion et suivi des contrôles d'accès (badges, clés, digicodes)
- Relation fournisseurs/entreprises pour les demandes d'intervention, suivi et relances
- Mise à jour des dossiers copropriétaires et des immeubles dans le logiciel métier

2) Assistance à la préparation et au suivi des assemblées générales

- Rédaction et envoi des convocations
- Constitution et diffusion des dossiers d'assemblée générale (annexes, devis, contrats)
- Rédaction et notification des procès-verbaux
- Suivi et mise en oeuvre des décisions d'assemblée générale

3) Gestion des sinistres

- Déclaration des sinistres auprès des assurances
- Participation aux expertises et suivi des dossiers
- Relances des experts, assureurs et entreprises jusqu'à la clôture des dossiers

4) Support administratif et organisationnel du gestionnaire

- Classement, archivage et numérisation des documents
- Rédaction de courriers et mise en forme de documents
- Préparation des éléments pour le suivi budgétaire et comptable
- Suivi des tableaux de bord et reporting d'activité

- Formation : Bac +2 minimum (BTS Professions Immobilières, DUT Carrières Juridiques ou équivalent)

- Expérience : débutant(e) accepté(e) ; une première expérience en syndic de copropriété ou cabinet immobilier est un plus

- Qualités attendues : rigueur, organisation, aisance relationnelle, sens du service

1) Sens des priorités et gestion des urgences
2) Polyvalence et rigueur administrative
3) Gestion du stress et des situations parfois conflictuelles
4) Respect de la confidentialité des informations traitées

- Connaissances juridiques (droit de copropriétés et règlement de copropriétés)
- Compétences relationnelles (copropriétaires et fournisseurs)
- Compétences organisationnelles (gestion des urgences et planification des tâches)
- Maîtrise des outils informatiques (logiciel métier, Pack Office, IA)

- Connaître la loi du 10/07/1965 et les décrets principaux associés, le fonctionnement d'une copropriété, convention IRSI, CID-COP... (formation possible en interne pour un profil débutant)
- Notions de techniques du bâtiment, connaissance des équipements communs et courants
- Bases de comptabilité de copropriété appréciées

Savoir-faire techniques
- Communication écrite : irréprochable
- Communication orale : soutenue et adaptée à l'interlocuteur
- Bureautique / Informatique : Pack Office et logiciel métier

Savoir-faire relationnels
- Capacité à s'exprimer clairement, à l'oral comme à l'écrit
- Écoute active pour bien comprendre les besoins et préoccupations
- Partage d'information et coordination des actions
- Affirmation de soi tout en respectant les autres

Savoir-être
- Rigueur, réactivité et sens de l'organisation
- Sens du service et esprit d'équipe
- Autonomie et capacité d'adaptation

SyndicEo est né d'une page blanche, il y a 13 ans par Carole.

Aujourd'hui, nous sommes fiers du chemin parcouru et de ce qui a été construit :

Près de 7 000 lots gérés, un taux de satisfaction de 78%, une équipe fidèle aux postes !

Nous avons à coeur de fournir un travail et assurer une prestation de qualité dans le respect de l'équilibre vie professionnelle-vie personnelle des 12 personnes qui composent notre équipe.

Pour nous accompagner dans cette démarche et nous améliorer, nous avons été les premiers à être certifié par NF Habitat, qui est un acteur reconnu de certification.

Carole est toujours disponible pour répondre à une question, coopérer sur un dossier de rénovation énergétique qu'elle affectionne particulièrement.

Thomas, c'est notre maître des chiffres, le responsable de la comptabilité, il est l'un des atouts forts de notre agence et son humour n'y est pas pour rien !

Nos bureaux se situent en plein centre-ville de Neuilly sur Seine et nous avons aménagés nos bureaux dans l'ancien gymnase au fond de la cour d'un bel immeuble de la ville. Effet Waouh garanti.

Notre force c'est aussi d'utiliser les outils numériques pour mieux communiquer, pour plus d'efficacité et ainsi gérer des tâches « simples » afin de se libérer du temps pour le reste de la mission.